年賀状で親しい人、長い間会っていない懐かしい人からの便りがあると嬉しいものですよね。
しかし、年賀状の枚数が多くなるとかさばるもの。また住所録として確認することもあるので捨てにくい……。と、保存方法に頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか？
毎年溜まっていく年賀状をすっきり整理して、次の年賀状を作る時に見やすい保存方法を紹介します。
お年玉つき年賀状のチェック
最初にお年玉つき年賀ハガキの当選番号を確認しましょう。新聞や日本郵便のホームページに掲載されています。整理するのは、当選発表されてからにしましょう。
年賀状はいつまで保存すればいいの？
年賀状を何年分保存したらいいのか、困ったことはありませんか？喪中でハガキを出していない人や住所変更した人を考えると、2〜3年分保存しておけば住所録の確認で困る事はないようです。それより古い物は、この機会に処分しましょう。もちろん、頻繁に見ていたり思い入れがあるのであれば保存してもいいと思います。ただ、量が少なければ管理するのも楽になるはずです。
処分には注意！
処分する時に、気をつけたいのが個人情報流出です。年賀ハガキには名前・住所はもちろん顔写真が載っていることもあるので流出すると危険です。
処分する時はシュレッダーにかけるのがベストです。家庭にシュレッターがない人も多いと思います。最近ではハサミ型のシュレッダーや情報が見えなくなるスタンプなど便利なアイテムが登場しているのでおすすめです。
一番のおすすめは個人情報保護のりで貼り付けることです。消したい情報に黒いのりを塗ります。紙を貼り合わせて、廃棄します。紙をはがしても破れて何も見えなくなります。
分類して、分かりやすく
次に、保存する年賀状を分類しましょう。親族、友人、会社関係など見た時に分かりやすいようにすると探しやすく便利です。
美容室やカーディーラーなどの業者からのDM等、返事が不要なものは省いておきます。
分類した年賀状にやり取りをメモしておくと、次回年賀状を作る時に便利です。
例えば、年賀状の決めた場所（ハガキの右上など）に自分なりのマークを付けておくのもよいでしょう。
例）
自分は年末に発送したが相手はそれを読んでから発送したと考えられる場合→△。
送っていない相手から届いた場合→○
ハガキを保管する方法
1、シューズボックスに入れる
靴を買った時についてくる、シューズボックスに入れて保存します。分類ごとにゴムで束ねたり、幅広の付箋で種類を書いておくと整理しやすくなります。箱の外側に「◯年年賀状」など書いておきましょう。
2、100均のファスナー付きファイル
100円均一のファスナー付きファイルで保存します。かさばらずにスッキリするのがメリットです。年ごとに色分けしやすいところも便利ですね。
3、無印良品のはがきファイル
シンプルな見た目が嬉しい無印良品のはがきファイル。ただし商品リニューアルでなくなる事もあるので注意が必要です。背表紙に年賀状の年度を書いておけば一目瞭然で整理できます。
4、蛇腹ファイル
種類ごとにファイルを分けると便利！「あ」から「わ」で50音順にしています。
5、製本する
ファイルを買って、ハガキを入れるのが面倒くさいと言う人には製本がおすすめ。年賀状は厚みがあるので製本すると文庫本のようになります。見た目もおしゃれで保存しやすいです。製本する方法は３つあります。
①ガムテープで製本する
これは一番簡単な方法です。年賀状をの端をそろえ、長い辺の片側に布テープを貼り、製本します。このとき、表紙と背表紙に好きな紙を追加したり、スタンプを押したりすると、おしゃれな仕上がりになります。ガムテープは、劣化するため、布テープがオススメです。
②マスキングテープで製本する
ガムテープだけだと茶色だから表紙をおしゃれにしてもイマイチと言う人は、ガムテープの上にマスキングテープを貼りましょう。100円均一では様々な種類のマスキングテープを販売しています。好きなデザインに仕上げると楽しくなりますよ。
③製本キットで製本する
「とじ郎」と言う専用キットで製本する方法もあります。インクジェットのプリンタでプリントして専用パーツで閉じるものです。のりやはけなど特別な製本道具の必要がありません。専用キットは文庫本のような見た目なので本棚に並んでも違和感はありません。
参考サイト）http://tojiro.co.jp/
6、デジタル保存する
デジタルで保存できたら場所を取らないのでいいですよね。どのように保存したらいいのでしょうか？方法を２つ紹介します
①アプリを使う
プリンタを起動してスキャンするのは面倒くさい。そんなときにおすすめなのが、スマホのカメラで撮影してスキャンできるアプリです。CamScannerと言うアプリなら、Andoroid、iOSに対応しています。
方法は、簡単。CamScannerのアプリをダウンロードします。保存したい年賀状を写真撮影します。撮影した写真が見やすいように、色、明るさなどを加工します。それを保存してアップロードします。アップロード先は、「Box」「Dropbox」「Evernote」「 GoogleDrive」などがおすすめです。
ファイル名をつけておけば、検索してすぐに見つけることができます。アップロードしておけば、もしパソコンが壊れても別のパソコンから見る事ができるのが出来るので安心です。
②Scan Snapを使う
年賀状を一枚ずつ写真撮影するのは、大変と言う人にはScanSnapがおすすめです。パソコン向けのドキュメントスキャナーです。ドキュメントスキャナーで読み取った書類をPDFファイルや画像などのデーターに変換して、PCから閲覧や共有が行えます。
自動給紙機能付きの物であれば、年賀状をまとめてセットすれば自動的に取り込んでくれるため、作業が楽で、時間がを有効に使えます。Wi-fi対応スキャナーであれば、スマホやタブレットと無線LAN接続することでパソコンを使わずに取り込むこともできます。
このScan Snapはハガキだけでなく、紙の雑誌、文庫本、コミックなどを１冊丸ごとデジタル化して、PCやタブレットで楽しむこともできます。
名刺の管理にも使われる事が多いです。OCR(Optical Character Reader)処理をかけることで、氏名や会社名などのキーワード検索ができます。今までだと、名刺はファイリングして、必要な時に探すのが一般的でした。データーにすることで、検索をして、探す手間が省けるようになります。
Scan Snapがあると、紙を保管する必要がなくなります。さらに、時間の節約にもなります。紙類が多い、名刺がたくさんある、パソコンを使う機会が多いと言う人には、購入を検討してもいいかもしれません。
まとめ
年々ハガキが溜まっていくのは大変ですが、やはり手書きの一言が書いてあったり、デザインがお洒落なハガキをもらうと嬉しいものです。そんなハガキを保存しておくと、作品集のようで見るのも楽しくなります。また、ハガキを整理をし分類することで、次回に年賀状などを作る時に役に立ちます。
そして、年賀状を保管する方法を６つあげました。ファイリングしたり、製本して文庫本のようにしたり、デジタル保存するなど色々な方法があります。
あなたにぴったりな方法をチョイスして、年賀状を整理・保存してみませんか？最初は、気が重いかもしれませんが、やり始めると面白くなりますよ。
